Разработка и внедрение СМК компании. Этап №3: проектирование СМК

Исходные данные

По результатам проведения полного внутреннего аудита компании на соответствие стандарту ISO 9001 определяются:

• элементы СМК, которые соответствуют требованиям стандарта
• недостающие элементы СМК, необходимые для полного соответствия стандарту
• примерный план мероприятий по доработке СМК и подготовке к сертификации на ISO 9001

Эти данные и являются отправной точкой для проектирования СМК.

Разработка политики в области качества

Разработка любой системы начинается с того, что определяется концепция системы, т.е. рамки, основные задачи и т.д.. В СМК концепция оформляется в виде документа «Политика в области качества». На основе политики формируются цели в области качества. Согласно ГОСТ ISO 9000-2011 (п. 2.5), политика и цели в области качества устанавливаются, чтобы служить ориентиром для организации. Поэтому весь процесс разработки СМК должен учитывать политику и поставленные цели в области качества.

Разработка целей в области качества

Цели в области качества – это самый важный элементы системы! Правильно поставленные цели определяют успех функционирования всей СМК. Поэтому следует обратить особое внимание целям компании в области качества.

С одной стороны, цели должны соответствовать общим целям компании. С другой стороны, цели должны быть измеримыми. Иначе, сложно понять, достигаются поставленные цели или нет. Существует относительно простой способ определения измеримых целей в области качества, который подробно изложен вот тут.

Разработка оргструктуры компании

Сначала разрабатывается или обновляется версия существующей схемы организационной структуры компании: оргструктура. Обычно это иерархическая схема, демонстрирующая подчинённость подразделений компании.

Надо отметить, что для некоторых компаний (особенно для небольших), разработка оргструктуры компании – дело нелёгкое. А всё потому, что в небольших компаниях один сотрудник или одно подразделение могут выполнять различные функции, при этом иногда сложно понять границы полномочий.

Например, в компании есть заместитель генерального директора. Он руководит продажами компании и дизайном продукции. Получается, что у него в подчинении находится отдел продаж и технологический отдел (дизайнеры). И также в компании есть технический директор, который руководит полностью производством продукции (начиная, от дизайна и заканчивая техническим контролем). Получается, что сфера деятельности обоих директоров пересекается на технологическом отделе.

Поэтому разработка оргструктуры компании – это самый первый шаг к наведению порядка в компании и, в частности, порядка в головах руководителей компании.

Разработка списка процессов компании

По результатам проведения внутреннего аудита был определён список процессов, которые существуют в компании.

Процесс – это совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы (ГОСТ ISO 9000-2011, п. 3.4.1).

Направление вектора работ на данном этапе зависит от зрелости (возраста) компании, от качества (порядка внутри) компании и от того, какая внутренняя документация уже существует в компании. Варианты могут быть следующие:

1. Компания немолодая. Процессы устоялись. Из документации есть:
   • вполне приличные и похожие на действительность положения о подразделениях, должностные инструкции
   • очень примерные регламенты (инструкции) по основным процессам
   • В данном случае основные процессы выделяются на основе распорядительной документации (положения о подразделениях, должностные инструкции и т.д.).
2. Компания немолодая. Процессы устоялись. Из документации есть:
   • очень примерные положения о подразделениях, должностные инструкции
   • хорошо проработанные регламенты основных процессов
   • В данном случае основные процессы выделяются на основе регламентов основных процессов.
3. Компания молодая или немолодая. Какие-то процессы устоялись, какие-то продолжают изменяться. Из документации практически ничего нет.
   • В данном случае процессы определяются со слов участников процессов.

Разработка матрицы процессов

Если СМК разрабатывается с учётом требований стандарта ISO 9001 (ГОСТ ISO 9001), то Руководство по качеству должно содержать описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества (п 4.2.2). Это взаимодействие удобно (но не обязательно) представить в виде матрицы процессов.

Подробно о матрице процессов изложено в статье «Что такое матрица процессов?».

Разработка структуры Руководства по качеству

Руководство по качеству – это основной документ, содержащий следующую информацию (согласно п. 4.2.2 ГОСТ ISO 9001-2011):

• Область применения СМК (включая исключения)
• Документированные процедуры СМК или ссылки на них
• Описание взаимодействия процессов СМК

На этапе проектирования можно и нужно определить структуру (план) Руководства по качеству.

Определение процедур, которые будут оформлены отдельными документами

По результатам проведения внутреннего аудита были определены процедуры, которые должны быть задокументированы.

Процедура – это установленный способ осуществления деятельности или процесса (ГОСТ ISO 9000-2011, п. 3.4.5). Другими словами, процедура – это описание процесса. Процедуры могут быть документированными и недокументированными. При этом подробное описание процедуры может быть включено в Руководство по качеству, а может быть в виде отдельного документа.

Обычно в отдельные документы выносят те процедуры, которые:

• большие по объёму
• предполагают частое внесение изменений (улучшения, оптимизация, автоматизация)

Если описание процедуры выносится в отдельный документ, то в Руководстве по качеству содержатся только общие сведения по данной процедуре и ссылка на соответствующий документ.

Результаты этапа

Результаты данного этапа следующие:

• Разработана политика и цели в области качества
• Задокументирована оргструктура компании
• Разработан список процессов (и матрица процессов)
• Определена структура (план) Руководства по качеству
• Определён список процедур (с указанием необходимости вынесения в отдельный документ)