Что такое оптимизация бизнес-процесов?

Что такое бизнес-процесс?

Подробно о том, что такое бизнес-процесс, изложено в статье «Что такое бизнес-процесс?»

Что такое оптимизация?

Ещё в Большой советской энциклопедии было дано определение. Оптимизация – это процесс… выбора наилучшего (оптимального) варианта из множества возможных. Отсюда следует, что оптимизация – это всегда процесс, в результате которого выполняется выбор варианта. Если речь идёт о выборе, то следует определить критерии этого выбора.

Другими словами, оптимизация предполагает, прежде всего, задание критериев для объекта оптимизации, а затем выполнение действий по поиску наилучших вариантов достижения этих критериев.

Если применить всё вышесказанное к бизнес-процессу, то получается, что оптимизация бизнес-процесса – это действия по изменению бизнес-процесса таким образом, чтобы он (бизнес-процесс) удовлетворял критериям оптимизации и при этом наилучшим образом достигал поставленных целей.

Классический пример оптимизации бизнес-процесса

Например, компания изготавливает мебель на заказ.

При этом готовая продукция практически не вызывает рекламаций потребителя: всё поставляется в указанные сроки, продукция вполне качественная. Но! Конкуренты изготавливают аналогичную продукцию не за 3 недели (как в данной компании), а за 2 недели.

Задача: требуется оптимизировать бизнес-процесс обработки заказа таким образом, чтобы заказ выполнялся за меньшее время, а желательно даже менее, чем за 2 недели. При этом время на изготовление продукции сокращать нельзя. Другими словами, критерий оптимизации в данном случае – это сокращение времени обработки заказа без потери качества готовой продукции.

Чтобы не грузить вас, мы не будем детально расписывать все этапы работ по оптимизации бизнес-процессов, методы, которые используются для определения критериев эффективности выполнения бизнес-процессов и т.д.

В результате аудита бизнес-процесса обработки заказа специалисты по оптимизации выясняют, что бизнес-процесс обработки заказа содержит следующие этапы:

Итого получается, что бизнес-процесс обработки заказа от получения до отгрузки занимает 13-15 рабочих дней (3 недели).

В данном процессе специалисты по оптимизации бизнес-процессов выявили явный недостаток: многократное уточнение спецификаций на продукцию, причём вплоть до этапа сборки продукции. Всего подготовка и уточнение спецификаций занимает 6 дней (от подготовки спецификации на заказ менеджером в офисе до контроля качества готовой продукции).

В результате специалисты по оптимизации предложили следующее решение:

• Следует разработать детальные типовые шаблоны спецификаций для разных видов продукции: шкаф, комод, кровать и т.д. Данный шаблон должен содержать перечень всех возможных характеристик продукции заданного вида
• Следует повысить квалификацию менеджеров в офисе до уровня, позволяющего опросить заказчика и подготовить полностью спецификацию на заказываемую мебель (менеджер должен знать принципы конструирования мебели, способы монтажа деталей и т.д.). Также менеджер в офисе должен уметь разрабатывать будущую конструкцию в специальной программе по дизайну мебели
• Следует повысить квалификацию замерщиков до уровня, позволяющего должным образом произвести все необходимые замеры в помещении заказчика. Помимо этого замерщик должен уметь проконсультировать заказчика по поводу будущей мебели для того, чтобы заказчик мог быстрее определиться с конструкцией

В результате предложенной оптимизации бизнес-процесс стал содержать следующие этапы:

Итого получается, что длительность оптимизированного бизнес-процесса составляет 10 рабочих дней (2 недели). При этом сроки изготовления и контроля качества продукции не сокращены.

Задача оптимизации бизнес-процесса выполнена.

Экономическая эффективность оптимизации бизнес-процессов

Следует отметить, что оптимизация бизнес-процессов должна быть целесообразна с экономической точки зрения. Другими словами, стоимость оптимизации бизнес-процесса должна быть соизмерима с экономией или прибылью, которую будет приносить данная оптимизация. И в конечном итоге затраты на оптимизацию должны вернуться в виде экономии или прибыли.

Поэтому предлагаемая оптимизация бизнес-процесса должна иметь экономическое обоснование, чтобы руководство компании могло принять верное решение.